ประเภทของการประชุมทางไกล

การประชุมทางไกลด้วยเสียง
1. ความหมายของการประชุมทางไกลด้วยเสียงการประชุมทางไกลด้วยเสียง (audio teleconference) เป็นการประชุมทางไกลที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถสนทนาพูดคุยกันได้ โดยจะได้ยินแต่เสียงไม่สามารถที่จะเห็นภาพของผู้เข้าร่วมประชุมอีกฝ่ายหนึ่งได้ บางครั้งจำเป็นที่จะใช้ภาพประกอบการประชุม การประชุมในลักษณะนี้เรียกว่า การประชุมทางไกลด้วยเสียงประกอบภาพ (audiographics teleconference)
2. อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมทางไกลด้วยเสียง
2.1 โทรศัพท์ เป็นอุปกรณ์ที่ใช้แปลงเสียงของผู้พูดให้เป็นสัญญาณไฟฟ้า
2.2 ไมโครโฟนเพื่อการประชุม ไมโครโฟนประเภทนี้จะมีส่วนรับเสียงติดไว้รอบตัว เพื่อให้รับเสียงที่มาจากทิศทางต่างๆ รอบห้องได้
2.3 จอภาพ เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการรับภาพนิ่ง หรือภาพที่เป็นสโลว์แกนทีวี
2.4 กล้องกราฟิก (graphic camera) เป็นกล้องโทรทัศน์ขนาดเล็กที่ติดไว้บนแท่น เพื่อใช้ในการถ่ายทอดภาพนิ่ง แผนภูมิ หรือแผนผังต่างๆ ที่ใช้ประกอบในการประชุม
2.5 โทรสาร
2.6 เอ็มซียู ในกรณีที่การประชุมทางไกลด้วยเสียงเป็นการประชุมพร้อมๆ กันมากกว่าสองแห่งขึ้นไป จำเป็นที่จะต้องมีอุปกรณ์เพื่อเชื่อมโยงสัญญาณ (bridge) จากจุดต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้ผู้เข้าประชุมในทุกจุดสามารถพูดและรับฟังได้พร้อมๆ กัน อุปกรณ์นี้เรียกว่า เอ็มซียู (Multipoint Control Unit, MCU)3. การใช้งานระบบการประชุมทางไกลด้วยเสียงการประชุมทางไกลด้วยเสียงใช้งานง่าย หากมีการติดตั้งระบบไว้เรียบร้อยแล้วผู้ใช้ก็เพียงแต่หมุนโทรศัพท์ติดต่อไปยังผู้ที่นัดหมายไว้ในการประชุม เมื่อติดต่อกันได้แล้วก็สามารถเริ่มประชุมได้เหมือนกับการประชุมทั่วๆ ไป ข้อดีของการประชุมทางไกลด้วยเสียงคือ มีค่าใช้จ่ายต่ำ สามารถจัดการประชุมได้ง่าย แต่มีข้อจำกัดคือ ไม่สามารถเห็นผู้เข้าร่วมประชุมในอีกที่หนึ่งได้เรื่องที่ 10.3.2 การประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์1. ความหมายของการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์การประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์ เป็นการประชุมที่ประกอบด้วยเสียง ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหว การประชุมประเภทนี้จะเป็นการประชุมที่ให้ความรู้สึกในการประชุมเหมือนกับการที่ผู้ร่วมประชุมเข้ามาประชุมร่วมกันจริงๆ (face-to-face meeting) มากที่สุดการประชุมประเภทนี้สามารถจัดได้สองรูปแบบ คือ การประชุมในแบบที่เป็นการสื่อสารสองทางด้วยเสียงแต่สื่อสารทางเดียวด้วยภาพ (two-way audio/one-way video) และการประชุมในแบบที่เป็นการสื่อสารสองทางทั้งภาพและเสียง (two-way audio/two-way video)2. อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์
2.1 ชุดการประชุมทางไกล ประกอบด้วย
2.1.1 กล้องโทรทัศน์ กล้องประเภทนี้เป็นกล้องขนาดเล็กที่มีคุณสมบัติหลายประการ ดังนี้1) การควบคุมได้จากระยะไกล2) การตั้งตำแหน่งและขนาดของภาพได้ล่วงหน้า (present position)3) การจับภาพของผู้พูดได้โดยอัตโนมัติ (auto tracking)
2.1.2 จอภาพ ขนาดของจอภาพมีตั้งแต่ 29-34 นิ้ว
2.1.3 ไมโครโฟน เป็นไมโครโฟนที่มีความไวสูงในการรับเสียง มีความสามารถปรับระดับความดังของเสียงได้โดยอัตโนมัติ
2.1.4 อุปกรณ์โคแดก (CODEC) เป็นอุปกรณ์ที่ทำหน้าที่ในการผสม (multiplexing) ข้อมูลนำเข้าต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นภาพ เสียง หรือตัวอักษรเข้าด้วยกันเพื่อส่งเข้าระบบโทรคมนาคม ในกรณีที่เป็นการประชุมร่วมกันหลายจุดก็จะมีอุปกรณ์ต่อเชื่อมสัญญาณจากจุดต่างๆ เข้าด้วยกันหรือเอ็มซียู (MCU) รวมอยู่ด้วย
2.2 อุปกรณ์เสริม ได้แก่- แทบเล็ต (tablet) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้เพื่อเขียนข้อความหรือวาดภาพเพื่อให้ไปปรากฏบนจอภาพโดยตรง- เครื่องกราดภาพ- โทรสาร- กล้องกราฟิก- เครื่องเล่นและบันทึกเทปวีดิทัศน์ (Video Cassette Recorder, VCR)
3. การใช้งานระบบการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์การใช้งานระบบการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์ก็มีวิธีการคล้ายๆ กับการประชุมทางไกลด้วยเสียงคือ ใช้วิธีติดต่อกันด้วยระบบโทรศัพท์ ข้อดีของการประชุมทางไกลด้วยวีดิทัศน์คือ ช่วยให้ผู้เข้าประชุมมีความรู้สึกเหมือนกับได้เข้าประชุมร่วมในที่เดียวกันจริงๆ แต่มีข้อจำกัดคือ ต้องการระบบโทรคมนาคมที่มีประสิทธิภาพสูง ซึ่งส่งผลให้ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมสูงตามไป
การประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์
1. ความหมายของการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์การประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์ หมายถึง ระบบการประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์ และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เป็นสื่อในการประชุม การประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์มีหลายประเภทคือ ตั้งแต่การประชุมด้วยการส่งข้อความ การประชุมทางไกลด้วยเสียง และการประชุมทางไกลด้วยภาพและเสียง
2. อุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์
2.1 คอมพิวเตอร์ ควรจะเป็นคอมพิวเตอร์ที่มีความสามารถด้านมัลติมีเดีย (multimedia) ตามมาตรฐานเอ็มซีพี (Multimedia Personal Computer, MPC)
2.2 กล้องโทรทัศน์ กล้องที่ใช้กับคอมพิวเตอร์นี้จะเป็นกล้องขนาดเล็กที่สามารถวางไว้ได้บนคอมพิวเตอร์ หรือเป็นกล้องที่ติดอยู่กับแท่นและมีก้านเป็นข้ออ่อนที่สามารถดัดให้อยู่ในตำแหน่งต่างๆ ได้ตามต้องการ
2.3 โมเด็ม โมเด็มเป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการแปลงสัญญาณจากคอมพิวเตอร์ให้เป็นสัญญาณเสียงเพื่อให้สามารถรับส่งข้อมูลผ่านไปทางเครือข่ายโทรศัพท์ได้
2.4 โปรแกรมการประชุมทางไกล ทำหน้าที่ในการจัดการประชุม รับ ส่ง และแสดงผลข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่เป็นภาพ เสียงหรือข้อมูลในลักษณะอื่นๆ
3. การใช้งานระบบการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์เนื่องจากอุปกรณ์ที่ใช้เป็นคอมพิวเตอร์ทั้งแบบตั้งโต๊ะและแบบโน้ตบุ๊กที่มีขนาดเล็ก ดังนั้น ลักษณะของการประชุมส่วนใหญ่จะเป็นการประชุมระหว่างบุคคล ข้อดีของการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์ คือ มีค่าใช้จ่ายต่ำ นอกจากนั้นยังใช้งานง่ายไม่ต้องต่อพ่วงอุปกรณ์อื่นๆ เพิ่มเติม สามารถทำการประชุมทางไกลในลักษณะเคลื่อนที่ได้อีกด้วย ส่วนข้อจำกัดคือ คุณภาพของภาพและเสียงที่ได้จะไม่ดีนัก จอภาพมีขนาดเล็กผู้เข้าประชุมในแต่ละข้างมีได้เพียง 1-2 คนเท่านั้น และความหนาแน่นของการใช้งานเครือข่ายบนอินเทอร์เนตอาจทำให้เกิดการสะดุดหรือเกิดความล่าช้าในการรับส่งข้อมูลได้
การนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้ในองค์การขั้นตอนในการนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้ในองค์การ มีดังนี้
1. การสำรวจความต้องการการสำรวจความต้องการเริ้มจากการหาข้อมูลต่างๆ เช่น- ปัจจุบันการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจขององค์การทำอยู่อย่างไร- จะนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้ในกิจกรรมใดขององค์การได้บ้าง- งบประมาณที่จัดไว้เพื่อการนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้เป็นเท่าไร- งบประมาณและเวลาที่จะประหยัดได้จากการนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้- ผลประโยชน์อื่นๆ ที่จะได้รับจากการนำระบบการประชุมทางไกลมาใช้
2. การออกแบบระบบการประชุมทางไกลในการออกแบบระบบการประชุมทางไกล นอกจากจะต้องออกแบบโดยกำหนดรูปแบบของการประชุมและเลือกวัสดุอุปกรณ์ให้สอดคล้องกับความต้องการในการใช้งานแล้ว ยังต้องคำนึงถึงการออกแบบระบบแสงสว่าง ระบบเสียง ระบบถ่ายเทอากาศ ระบบปรับอากาศ ตำแหน่งของห้องประชุม และการเลือกใช้เฟอร์นิเจอร์ในห้องประชุมให้เหมาะสมด้วย3. การจัดการและการให้บริการระบบการประชุมทางไกลเพื่อให้สามารถใช้งานระบบการประชุมทางไกลที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะต้องพิจารณาจัดระบบในเรื่องต่างๆ เหล่านี้ คือ- การกำหนดแนวทางในการใช้งาน- การจองใช้ห้องประชุม- การจัดเจ้าหน้าที่ควบคุมอุปกรณ์- การดูแลและบำรุงรักษาอุปกรณ์4. การประชาสัมพันธ์เพื่อให้บุคคลากรในอง์การได้ใช้ประโยชน์จากระบบการประชุมทางไกลที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่ จะต้องมีการประชาสัมพันธ์ให้บุคคลากรในองค์การทราบถึงประสิทธิภาพและประโยชน์ของระบบ5. การจัดฝึกอบรมในการใช้งานระบบการประชุมทางไกลจะต้องมีการฝึกอบรมทั้งผู้ใช้งานและผู้ที่ให้บริการ ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้งานและผู้ให้บริการสามารถใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ6. การประเมินผลเมื่อได้นำระบบการประชุมทางไกลมาใช้งานแล้ว จะต้องมีการประเมินผลการใช้งานเพื่อนำผลการประเมินที่ได้ไปแก้ไขข้อบกพร่อง และปรับปรุงการใช้งานและการให้บริการให้มีประสิทธิภาพดีขึ้น