แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการประชุมทางไกล

แนวคิดเกี่ยวกับการประชุมทางไกล
1. ความเป็นมาของการประชุมทางไกลแนวคิดเกี่ยวกับการประชุมทางไกลเริ่มมีมานานแล้ว ตั้งแต่ช่วงปี ค.ศ.1920 เมื่อห้องทดลองเบลล์ (Bell Laboratories) สาธิตการใช้โทรทัศน์ในรูปแบบของอุปกรณ์การสื่อสารสองทางนอกเหนือไปจากการใช้โทรศัพท์ที่ใช้กันอยู่ แต่ก็ไม่ได้รับความสนใจจากผู้ใช้มากเท่าใดนัก ในปี ค.ศ.1964 ห้องทดลองเบลล์ได้เปิดตัวโทรศัพท์ภาพ (picture telephone) ที่มีคุณสมบัติดีพอที่จะมาแทนที่โทรศัพท์ที่ใช้กันอยู่ในปัจจุบันได้ แต่ความเห็นของผู้บริโภคส่วนใหญ่กลับไม่ต้องการใช้เนื่องจากไม่ชอบการที่จะต้องเห็นหน้าของคนที่ไม่เคยรู้จักด้วยมาพูดคุยกัน ความพยายามที่จะพัฒนาโทรศัพท์ภาพจึงต้องล้มเลิกไป ดังนั้น ผู้พัฒนาระบบดังกล่าวจึงหันมายึดเอาการใช้งานเพื่อธุรกิจเป็นเป้าหมายหลัก โดยเน้นที่ระบบการประชุมทางวีดิทัศน์ (videoconference) โดยตั้งเป้าการใช้งานไว้เพื่อการประชุมของฝ่ายบริหาร การฝึกอบรมในองค์การ การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ เป็นต้น ผู้ใช้งานระบบในสมัยแรกๆ ต้องเสียเงินเช่าอุปกรณ์ เช่าช่องสัญญาณดาวเทียมหรืออุปกรณ์รับส่งสัญญาณไมโครเวฟ และจ้างบริษัทมาดำเนินการจัดประชุม ทำให้ต้องใช้เงินเป็นจำนวนมาก ดังนั้นในช่วงแรกๆ จึงมีผู้ใช้งานน้อยมากปัจจุบันการประชุมทางไกลมีการใช้แพร่หลายมากขึ้น เนื่องจากมีการพัฒนาทางด้านต่างๆ เช่น การพัฒนาให้อุปกรณ์ต่างๆ มีขนาดเล็กลงและมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ราคาของอุปกรณ์ต่างๆ ลดลง อุปกรณ์สามารถใช้ร่วมกันได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยให้การประชุมทางไกลทำได้อย่างสะดวก ง่ายดาย รวดเร็วและมีค่าใช้จ่ายถูกลง
2. ความหมายของการประชุมทางไกลการประชุมทางไกล คือ การที่ผู้ประชุมหรือกลุ่มผู้ประชุมมากกว่าสองกลุ่มขึ้นไปที่อยู่ในสถานที่ต่างๆ กัน ดำเนินการประชุมร่วมกันโดยผ่านระบบการสื่อสารโทรคมนาคมในรูปแบบต่างๆ โดยจะต้องมีองค์ประกอบพื้นฐานของการประชุม ดังนี้- สื่อสารสองทางด้วยภาพ เสียง หรือทั้งภาพและเสียง- ใช้ช่องทางการสื่อสารโทรคมนาคมในการประชุม- เชื่อมโยงสถานที่ประชุมตั้งแต่ 2 แห่งขึ้นไปเข้าด้วยกันโดยระบบโทรคมนาคม- สื่อสารแบบสองทางที่ทำให้ผู้ร่วมประชุมสามารถมีปฏิสัมพันธ์กันได้
3. ความสำคัญของการประชุมทางไกลในอดีตการประชุมภายในประเทศ หรือระหว่างประเทศต้องใช้เวลาและการเตรียมการมาก ทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการดำเนินการสูง เพื่อให้การประชุมสามารถดำเนินการได้โดยมีความสะดวกรวดเร็วขึ้นและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลงจึงได้มีการพัฒนาการจัดการประชุมทางไกลขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้เข้าประชุมสามารถประชุมได้จากสถานที่ที่ตนเองอยู่โดยไม่ต้องเดินทางมาประชุมร่วมกัน
อุปกรณ์ที่ใช้ในระบบการประชุมทางไกล
1. อุปกรณ์นำเข้าข้อมูลอุปกรณ์นำเข้าข้อมูลเป็นอุปกรณ์ที่ใช้เพื่อนำข้อมูลต่างๆ ในการประชุม ไม่ว่าจะเป็นเสียง ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว หรือข้อมูลที่เป็นเอกสารสิ่งพิมพ์ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งโดยผ่านทางระบบโทรคมนาคม อุปกรณ์เหล่านี้ได้แก่
1.1 โทรศัพท์
1.2 กล้องโทรทัศน์
1.3 ไมโครโฟน
1.4 คอมพิวเตอร์
1.5 โทรสาร
1.6 เครื่องกราดภาพ
2. อุปกรณ์เชื่อมต่อกับระบบโทรคมนาคมในการประชุมทางไกล ระบบที่เชื่อมโยงการประชุมจากสถานที่ต่างๆ เข้าด้วยกัน คือ ระบบเครือข่ายโทรคมนาคม เช่น เครือข่ายโทรศัพท์ เครือข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิทัลหรือไอเอสดีเอ็น (Integrated Services Digital Network, ISDN) เครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์การหรือแลน (Local Area Network, LAN) เครือข่ายอินเทอร์เนต หรือเครือข่ายไมโครเวฟ เป็นต้น ในการส่งข้อมูลที่เป็นสัญญาณภาพ สัญญาณเสียงหรือข้อมูลในรูปแบบอื่นของการประชุมผ่านเข้าไปในระบบโทรคมนาคมนั้นจะต้องมีอุปกรณ์ที่ใช้เพื่อแปลงสัญญาณดังกล่าวให้เป็นสัญญาณที่เหมาะสมกับระบบโทรคมนาคมที่ใช้ และเมื่อผ่านระบบโทรคมนาคมไปจนถึงผู้รับแล้วก็จะมีอุปกรณ์ที่จะใช้เพื่อแปลงสัญญาณเหล่านั้นให้กลับมาเป็นสัญญาณภาพและเสียงที่สามารถรับชมและรับฟังได้อีกครั้งหนึ่ง
3. อุปกรณ์แสดงผลข้อมูลอุปกรณ์แสดงผลข้อมูล เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลที่ถูกส่งผ่านมาจากระบบสื่อสารโทรคมนาคมให้เป็นข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถรับรู้ได้ อุปกรณ์เหล่านี้ได้แก่
3.1 ลำโพง
3.2 จอภาพ
3.3 เครื่องฉายภาพวีดิทัศน์ (video projector)
3.4 อุปกรณ์แสดงผลที่เป็นเอกสาร (hard copy)สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการประชุมทางไกล คือ ห้องประชุม ซึ่งจะต้องมีการติดตั้งวัสดุซับเสียง เพื่อป้องกันเสียงก้องหรือเสียงสะท้อน
ประโยชน์และข้อจำกัดของการประชุมทางไกล
1. ประโยชน์ของการประชุมทางไกลการประชุมทางไกลมีประโยชน์ ดังนี้
1.1 การประหยัดเวลา เพราะไม่จำเป็นจะต้องเสียเวลาส่วนใหญ่ไปกับการเดินทางยิ่งถ้าเป็นการประชุมระหว่างประเทศก็จะเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
1.2 การประหยัดงบประมาณ เนื่องจากจะต้องมีการเตรียมการและมีค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมมากมาย หากสามารถจัดการประชุมทางไกลได้ก็จะเป็นการประหยัดงบประมาณได้เป็นจำนวนมาก
1.3 ความสะดวกในการดำเนินการ การจัดประชุมทางไกลสามารถจัดได้ในเกือบทุกสถานที่ที่มีเครือข่ายโทรคมนาคมไปถึง สามารถจัดได้ง่ายและบ่อยเท่าที่ต้องการ
1.4 การใช้งานได้หลากหลาย การประชุมทางไกลใช้ในการสัมมนา ประชาสัมพันธ์ ให้ข้อมูล ฝึกอบรม โดยไม่จำกัดว่าการประชุมทางไกลจะต้องใช้เฉพาะกับการประชุมเพื่องานธุรกิจเพียงอย่างเดียว
1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลที่ส่งผ่านระบบโทรคมนาคมในการประชุมทางไกล สามารถจะเข้ารหัสเพื่อป้องกันการลักลอบขโมยข้อมูลไปใช้ประโยชน์ได้
1.6 ความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน การประชุมทางไกลจะช่วยให้หน่วยงานย่อยๆ ที่เป็นสาขามีความรู้สึกว่ายังเป็นส่วนหนึ่งขององค์การ ไม่ได้แยกออกไปต่างหากอย่างโดดเดี่ยว
2. ข้อจำกัดของการประชุมทางไกล
2.1 โครงสร้างพื้นฐานของระบบสื่อสารโทรคมนาคม หากสถานที่ที่จะจัดให้มีการประชุมทางไกลไม่มีโครงสร้างพื้นฐานของระบบสื่อสารโทรคมนาคมที่สามารถจะรองรับการจัดการประชุมทางไกลได้แล้ว ก็ไม่สามารถที่จะจัดให้มีการประชุมทางไกลได้
2.2 ขนาดของข้อมูล หากข้อมูลในการประชุมมีขนาดใหญ่กว่าที่ระบบการสื่อสารจะรองรับได้ ก็จะไม่สามารถส่งไปได้ หรือถ้าส่งได้ก็จะต้องใช้เวลามากกว่าปกติ
2.3 โครงสร้างของระบบสื่อสารโทรคมนาคม ระบบการสื่อสารโทรคมนาคมต่างๆ ที่มีอยู่ในปัจจุบันส่วนใหญ่ยังไม่สามารถรองรับการสื่อสารของข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ๆ
2.4 ระยะทาง ระยะทางในการประชุมห่างกันมากหรือจะต้องมีการใช้ดาวเทียมเพื่อเชื่อมโยงสัญญาณ ก็จะทำให้เกิดการหน่วงเวลาของสัญญาณ (delay) ได้
2.5 การประชุมแบบหลายแห่งพร้อมๆ กัน ในมีการประชุมทางไกล มีรูปแบบในการจัดการประชุมอยู่ 2 รูปแบบ คือ
2.5.1 การประชุมระหว่างจุดต่อจุด (point-to-point) เป็นการประชุมระหว่างสถานที่สองแห่ง คือ เป็นการจัดระหว่างจุดต่อจุด
2.5.2 การประชุมระหว่างจุดต่อหลายจุด (point-to-multipoint) มีลักษณะคล้ายกับการประชุมระหว่างจุดต่อจุด ต่างกันตรงที่ว่ามีสถานที่ในการจัดประชุมมากกว่าสองแห่งขึ้นไป โดยผู้เข้าร่วมประชุมในแต่ละจุดสามารถจะสนทนาโต้ตอบกันได้พร้อมๆ กันในทุกจุดตลอดเวลาจะเห็นได้ว่าการประชุมทางไกลที่จัดขึ้นเพียงสองจุดจะไม่มีปัญหาในการประชุม แต่หากเป็นการประชุมพร้อมกันหลายๆ จุด ที่มีทั้งภาพและเสียง โดยผู้เข้าร่วมประชุมสามารถติดต่อสื่อสารกันได้พร้อมๆ กันทุกจุดทำได้ยาก และเสียค่าใช้จ่ายสูง
2.6 ความแตกต่างของเวลา เวลาของประเทศต่างๆ ในโลกแตกต่างกันไป เช่น ในขณะที่กรุงเทพฯ เป็นเวลาเที่ยงวันแต่ที่นิวยอร์คจะเป็นเวลาเที่ยงคืน ความแตกต่างของเวลาจึงทำให้เกิดปัญหาในการจัดประชุมได้2.7 กฎระเบียบและความซ้ำซ้อนของหน่วยงานที่รับผิดชอบ ระบบการสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยนั้นมีทั้งระบบที่เป็นของรัฐบาลและที่เป็นของเอกชนก็ยังต้องอยู่ในการควบคุมดูแลของรัฐบาล ดังนั้นในการขอใช้บริการจึงมีกฏระเบียบอยู่มาก ทำให้ไม่สะดวกในการขอใช้บริการ